Rīgas pilsētas SIA “ERGO” personas datu aizsardzības politika

Ievads

Šīs personas datu aizsardzības politikas (turpmāk – Politika) mērķis ir sniegt fiziskajai personai – datu subjektam – informāciju par personas datu apstrādes nolūku, apjomu, aizsardzību un apstrādes termiņu datu iegūšanas laikā un apstrādājot datu subjekta personas datus.

Dati, ko mēs apstrādājam, ir atkarīgi no jūsu izmantotajiem pakalpojumiem. Mēs arī lūdzam sniegt datus, kad jūs ar mums sazināties tiešsaistē, sūtāt e-pasta vēstules vai zvanāt mums. 

Rīga pilsētas SIA “ERGO” klientu datu apstrādi veic tikai minimālajā nepieciešamajā apmērā, un tas, kādu informāciju jūs mums nododat, ir jūsu ziņā. Jūsu personas dati netiks glabāti ilgāk, nekā tas ir nepieciešams attiecīgās apstrādes darbības mērķim.

Mēs izmantojam jūsu datus, lai jums sniegtu nepieciešamos produktus un pakalpojumus, kā arī lai nodrošinātu to ērtu lietošanu. Tāpat mēs datus izmantojam, lai pilnveidotu savu produktu un pakalpojumu kvalitāti, veicot klientu aptaujas un piedāvājot tieši jums piemērotus pakalpojumus. Jūsu mums uzticētie personas dati ļauj jūs apkalpot, ņemot vērā jūsu vēlmes, kā arī sniegt individuāli pielāgotu atbalstu un konsultācijas. Jūs arī varat izvēlēties, vai šādu klienta pieredzi vēlaties.

Pārzinis un tā kontaktinformācija

1. Personas datu apstrādes pārzinis ir Rīgas pilsētas SIA “ERGO” (turpmāk – Pārzinis), vienotās reģistrācijas Nr. 50103029701, juridiskā adrese Rīgā, Elizabetes iela 45/47, LV-1010.

2. Pārziņa kontaktinformācija ar personas datu apstrādi saistītajos jautājumos ir: ergo@ergo.edu.lv, tel. +371 67227300. Izmantojot šo kontaktinformāciju vai vēršoties pie Pārziņa tā faktiskajā adresē Rīgā, Elizabetes ielā 45/47, LV-1010, var uzdot jautājumu par personas datu apstrādi. Pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu var iesniegt saskaņā ar Politikas 22.punktu.

Politikas piemērošanas sfēra

3. Personas dati ir jebkura informācija, ko iespējams saistīt ar noteiktu personu. Tie var būt identifikācijas dati, piemēram, jūsu vārds, uzvārds, kontaktinformācija, vai arī kartes norēķinu informācija, līguma noslēgšana vai konsultēšanās ar mūsu speciālistiem.

4. Politiku piemēro privātuma un personas datu aizsardzības nodrošināšanai attiecībā uz:

• fiziskajām personām – klientiem to likumiskajiem pārstāvjiem (tajā skaitā, potenciālajiem, bijušajiem un esošajiem), kā arī trešajām personām, kuras saistībā ar pakalpojumu sniegšanu fiziskai personai saņem vai nodod Pārzinim jebkādu informāciju (tajā skaitā, kontaktpersonas, maksātāji u.c.);

• Pārziņa uzturēto interneta mājaslapu un mobilo lietotņu apmeklētājiem (turpmāk visi šajā punktā minētie kopā – Klienti).

5. Pārzinis rūpējas par Klientu privātumu un personas datu aizsardzību, ievēro Klientu tiesības uz personas datu apstrādes likumību saskaņā ar Eiropas Parlamenta un padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulu 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti (turpmāk – Regula) un citiem piemērojamajiem tiesību aktiem privātuma un datu apstrādes jomā.

6. Politika ir attiecināma uz datu apstrādi neatkarīgi no tā, kādā formā un/vai vidē Klients sniedz personas datus (Pārziņa interneta mājaslapā, mobilajās lietotnēs, papīra formātā vai telefoniski) un kādās Pārziņa sistēmās vai papīra formā tie tiek apstrādāti.

7. Attiecībā uz specifiskiem datu apstrādes veidiem (piemēram, sīkdatņu apstrādi u.c.), vidi, nolūkiem var tikt noteikti papildu, specifiski noteikumi, par ko Klients tiek informēts brīdī, kad viņš sniedz attiecīgus datus Pārzinim.

Personas datu apstrādes nolūki

8. Pārzinis apstrādā personas datus šādiem nolūkiem:

• pakalpojumu sniegšanai:

– Klienta identificēšanai;

– līguma sagatavošanai un noslēgšanai;

– pakalpojumu (līguma saistību) izpildei;

– pakalpojumu uzlabošanai un attīstībai;

– pakalpojumu reklamēšanai un izplatīšanai jeb komerciāliem nolūkiem;

– Klientu apkalpošanai;

– iebildumu izskatīšanai un apstrādei;

– Klientu noturēšanai, lojalitātes celšanai, apmierinātības mērījumiem;

– norēķinu administrēšanai; 

– parādu atgūšanai un piedziņai; 

– mājaslapu un mobilo aplikāciju uzturēšanai un darbības uzlabošanai;

• biznesa plānošanai un analītikai:

– statistikai un biznesa analīzei;

– plānošanai un uzskaitei;

– atskaišu sagatavošanai;

– Klientu aptauju veikšanai;

• informācijas sniegšanai valsts pārvaldes iestādēm un operatīvās darbības subjektiem ārējos normatīvajos aktos noteiktajos gadījumos un apjomā;

• citos specifiskos nolūkos, par kuriem Klients tiek informēts brīdī, kad viņš sniedz attiecīgus datus Pārzinim.
•  

Personas datu apstrādes tiesiskais pamats

9. Pārzinis apstrādā Klienta personas datus, balstoties uz šādiem tiesiskajiem pamatiem:

• līguma noslēgšanai un izpildei – lai noslēgtu līgumu pēc Klienta pieteikuma un nodrošinātu tā izpildi;

• normatīvo aktu izpildei – lai izpildītu Pārzinim saistošos ārējos normatīvajos aktos noteiktu pienākumu;

• saskaņā ar Klienta – datu subjekta piekrišanu;

• likumīgās (leģitīmās) interesēs – lai realizētu no Pārziņa un Klienta starpā pastāvošajām saistībām vai noslēgtā līguma, vai likuma izrietošas Pārziņa leģitīmās (likumīgās) intereses.

10. Pārziņa likumīgās (leģitīmās) intereses ir:

• veikt komercdarbību;

• sniegt pakalpojumus;

• pārbaudīt Klienta identitāti pirms līguma noslēgšanas;

• nodrošināt līguma saistību izpildi;

• saglabāt Klientu pieteikumus un iesniegumus par pakalpojumu sniegšanu, citus pieteikumus un iesniegumus, piezīmes par tiem, t.sk., kas veikti mutiski, zvanot, interneta mājas lapās;

• analizēt Pārziņa mājaslapu, interneta vietņu un mobilo lietojumu darbību, izstrādāt un ieviest to uzlabojumus;

• veikt darbības Klientu noturēšanai;

• segmentēt klientu datu bāzi pakalpojumu efektīvākai nodrošināšanai;

• izstrādāt un attīstīt pakalpojumus;

• reklamēt savus pakalpojumus, nosūtot komerciālus paziņojumus;

• nosūtīt citus ziņojumus par līguma izpildes gaitu un līguma izpildei būtiskiem notikumiem, kā arī veikt Klientu aptaujas par pakalpojumiem un to lietošanas pieredzi;

• nodrošināt efektīvus Pārziņa uzņēmuma pārvaldības procesus;

• nodrošināt un uzlabot pakalpojumu kvalitāti;

• administrēt maksājumus;

• administrēt neveiktus maksājumus;

• vērsties valsts pārvaldes un operatīvās darbības iestādēs un tiesā savu tiesisko interešu aizsardzībai;

• informēt sabiedrību par savu darbību.

Personas datu apstrāde

11. Pārzinis apstrādā Klienta datus, izmantojot mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un Pārzinim saprātīgi pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus.

12. Pārziņa sadarbības partneri un Pārziņa grupas uzņēmumi personas datu apstrādātāja statusā nodrošinās personas datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā ar Pārziņa prasībām un tiesību aktiem, un neizmantos personas datus citos nolūkos, kā tikai ar Klientu noslēgtā līguma saistību izpildei Pārziņa uzdevumā.

Personas datu aizsardzība

13. Pārzinis aizsargā Klienta datus, izmantojot mūsdienu tehnoloģiju iespējas, ņemot vērā pastāvošos privātuma riskus un Pārzinim saprātīgi pieejamos organizatoriskos, finansiālos un tehniskos resursus, tajā skaitā izmantojot šādus drošības pasākumus:

• datu šifrēšanu, pārraidot datus;

• ugunsmūri;

• ielaušanās aizsardzības un atklāšanas programmas;

• citus aizsardzības pasākumus atbilstoši aktuālajām tehnikas attīstības iespējām.
•  

Personas datu saņēmēju kategorijas

14. Pārzinis neizpauž trešajām personām Klienta personas datus vai jebkādu pakalpojumu sniegšanas un līguma darbības laikā iegūtu informāciju, tajā skaitā, informāciju par saņemtajiem pakalpojumiem, izņemot:

• ja attiecīgajai trešajai personai dati jānodod noslēgtā līguma ietvaros, lai veiktu kādu līguma izpildei nepieciešamu vai ar likumu deleģētu funkciju;

• saskaņā ar Klienta skaidru un nepārprotamu piekrišanu;

• ārējos normatīvajos aktos paredzētajām personām pēc viņu pamatota pieprasījuma ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā un apjomā;

• ārējos normatīvajos aktos noteiktos gadījumos Pārziņa likumīgo interešu aizsardzībai, piemēram, vēršoties tiesā vai citās valsts institūcijās pret personu, kura ir aizskārusi šīs Pārziņa likumīgās intereses.
•  

Trešo valstu subjektu piekļuve personas datiem

15. Atsevišķos gadījumos, ievērojot normatīvo aktu prasības, Pārziņa rīcībā esošajiem personu datiem piekļūst trešajās valstīs (tas ir, valstīs ārpus Eiropas Savienības un Eiropas Ekonomiskās zonas) esoši pakalpojumu nodrošinātāji (Regulas izpratnē – nosūtīšana uz trešajām valstīm) datu apstrādātāja statusā.

16. Šādos gadījumos Pārzinis nodrošina normatīvajos aktos noteiktās procedūras personas datu apstrādes un aizsardzības līmeņa, kas līdzvērtīgs ar Regulu noteiktajam, nodrošināšanai.

Personas datu glabāšanas ilgums un pārnesamība

17. Pārzinis glabā un apstrādā Klienta personas datus, kamēr pastāv vismaz viens no šiem kritērijiem:

• tikai tik ilgi, kamēr ir spēkā ar Klientu noslēgtais līgums;

• kamēr ārējos normatīvajos aktos noteiktajā kārtībā Pārzinis vai Klients var realizēt savas leģitīmās intereses (piemēram, iesniegt iebildumus vai celt un uzturēt prasību tiesā);

• kamēr kādai no pusēm pastāv juridisks pienākums datus glabāt;

• kamēr ir spēkā Klienta piekrišana attiecīgai personas datu apstrādei, ja nepastāv cits datu apstrādes likumīgs pamats.

18. Pēc tam, kad 17.punktā minētie apstākļi izbeidzas, Klienta personas dati tiek dzēsti.

19. Klientam ir tiesības pieprasīt, lai, ievērojot Klienta vajadzības, Pārzinis nosūta Klienta personas datus, kuri ir Pārziņa rīcībā, citam pārzinim.

Piekļuve personas datiem un citas Klienta tiesības

20. Klientam ir tiesības saņemt normatīvajos aktos noteikto informāciju saistībā ar viņa datu apstrādi.

21. Klientam saskaņā ar normatīvajiem aktiem ir arī tiesības pieprasīt Pārzinim piekļuvi saviem personas datiem, kā arī pieprasīt Pārzinim veikt to papildināšanu, labošanu vai dzēšanu, vai apstrādes ierobežošanu attiecībā uz Klientu, vai tiesības iebilst pret apstrādi (tajā skaitā pret personas datu apstrādi, kas veikta pamatojoties uz Pārziņa likumīgajām (leģitīmajām) interesēm), kā arī tiesības uz datu pārnesamību. Šīs tiesības īstenojamas, ciktāl datu apstrāde neizriet no Pārziņa pienākumiem, kas tam ir uzlikti ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, un kuri tiek veikti sabiedrības interesēs.

22. Klients var iesniegt pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu:

• rakstveida formā klātienē pārziņa faktiskajā adresē, uzrādot personu apliecinošu dokumentu;

• elektroniskā pasta veidā, parakstot ar drošu elektronisko parakstu;

• Pārziņa interneta mājas lapās.

23. Saņemot Klienta pieprasījumu par savu tiesību īstenošanu, Pārzinis pārliecinās par Klienta identitāti, izvērtē pieprasījumu un izpilda to saskaņā ar normatīvajiem aktiem.

24. Pārzinis atbildi Klientam nosūta pa pastu uz viņa norādīto kontaktadresi ierakstītā vēstulē vai elektroniski, pēc iespējas ņemot vērā Klienta norādīto atbildes saņemšanas veidu.

25. Pārzinis nodrošina datu apstrādes un aizsardzības prasību izpildi saskaņā ar normatīvajiem aktiem un Klienta iebildumu gadījumā veic lietderīgās darbības, lai iebildumu atrisinātu. Tomēr, ja tas neizdodas, Klientam ir tiesības vērsties uzraudzības iestādē – Datu valsts inspekcijā.

Dati, kuru apstrāde izriet no Klienta līgumsaistībām ar Pārzini

26. Klients, parakstot līgumu par pakalpojuma saņemšanu zīmola Ergo/Ego Education ietvaros, nodod Pārzinim šādu informāciju un dokumentus, kas satur Klienta un ar to saistīto citu datu subjektu personas datus:

• studenta pases un/vai personas apliecības kopija;
• EVAK kartes un/vai citu apdrošināšanas dokumentu kopijas;

• kontaktinformācija: pilna deklarētā un faktiskā dzīvesvietas adrese (ja tās atšķiras), e-pasts, kontakttālrunis;

• pases formāta fotogrāfijas;

• pamatizglītības iegūšanu apliecinošu dokumentu kopijas;

• dokumentu, kas apliecina iegūtās izglītības līmeni un mācību sekmes par pēdējiem trīs gadiem, kopijas;

• dokumentu kopijas par iegūto (pabeigto) papildus izglītību (piemēram: valodu kursiem, mūzikas skolas apmeklējumu u.c.);

• apmeklēto skolu un citu mācību iestāžu (no 1. līdz 12. klasei vai līdzšinējam izglītības līmenim) uzskaitījums un laiks;

• informācija par darba pieredzi/CV;

• radošais portfolio;

• rekomendācijas no pasniedzējiem, kurās norādīts pasniedzēja pilns vārds un uzvārds, darba vieta un amats, adrese, tālruņa numurs un e-pasta adrese;

• motivācijas vēstules;

• IELTS/TOEFL, CAE vai jebkura cita svešvalodas starptautiskā eksāmena sertifikāta kopija, ja tāds kārtots;
• vecāku vai aizbildņu kontaktinformācija: deklarētā un faktiskā dzīvesvietas adrese (ja tās atšķiras), e-pasti, kontakttālruņi;
• vecāka vai aizbildņa vārds, uzvārds, personas kods, ja līgumu paraksta vecāks vai aizbildnis;
• vecāku vai aizbildņu pasu kopijas;
• vecāku vai aizbildņu nodarbinātības informācija;
• aizbildniecības dokumentu kopijas (ja Klients atrodas aizbildniecībā);

• vecāku vai aizbildņu laulības/šķiršanas/miršanas apliecību kopijas;

• māsu un/vai brāļu dzimšanas apliecību kopijas;

• informācija par dzīvesvietu adresēm pēdējo trīs gadu laikā;

• informācija par ģimenes stāvokli;

• VID vai citu izziņu par vecāku/aizbildņu ienākumiem un finansiālo stāvokli kopijas;

• dokumentu, kas apliecina piesaistīšanu izvēlētā izglītības iestādē, kopijas;

• pieejas dati elektroniskajām platformām, kas ir saistītas ar iestāšanās procedūrām ārzemju izglītības iestādēs un finansējuma iegūšanu tajās;

• medicīnisko izrakstu par veselības stāvokli kopijas, ja tādas pieprasa Klienta izvēlētās izglītības iestādes;
• informācija un dokumentu kopijas, ko pieprasa imigrācijas dienesti studentu vizu noformēšanai;
• maksājumus apstiprinošu dokumentu kopijas;
• finanšu dokumentu no izglītības iestādēm kopijas.

27. Klients apliecina un garantē, ka 26.punktā minētie dati ir iegūti likumīgi, tie ir pilnīgi un aktuāli, un Klientam ir pienākums nekavējoties informēt Pārzini par izmaiņām datos.

Klienta piekrišana datu apstrādei un tiesības to atsaukt

28. Klients piekrišanu personas datu apstrādei, kuras tiesiskais pamats ir piekrišana (piemēram, pakalpojumu lietošanas paradumu datu analīze, individuāli sagatavota reklāma u.c.), var dot Pārziņa interneta mājas lapās, Pārziņa pakalpojumu pieteikšanas formās, elektroniski, zvanot vai klātienē.

29. Klientam ir tiesības jebkurā brīdī atsaukt datu apstrādei doto piekrišanu tādā pat veidā, kādā tā dota, tas ir – Pārziņa interneta mājas lapās, Pārziņa pakalpojumu pieteikšanas formās, elektroniski, zvanot vai klātienē, un tādā gadījumā turpmāka datu apstrāde, kas balstīta uz iepriekš doto piekrišanu konkrētajam nolūkam, turpmāk netiks veikta.

30. Piekrišanas atsaukums neietekmē datu apstrādes, kuras veiktas tajā laikā, kad Klienta piekrišana bija spēkā.

31. Atsaucot piekrišanu, nevar tikt pārtraukta datu apstrāde, kuru veic, pamatojoties uz citiem tiesiskajiem pamatiem.

Saziņa ar Klientu

32. Pārzinis veic saziņu ar Klientu, izmantojot Klienta norādīto kontaktinformāciju (telefona numuru, e-pasta adresi, pasta adresi).

33. Saziņu par pakalpojumu līgumsaistību izpildi Pārzinis veic uz noslēgtā līguma pamata.

Komerciāli paziņojumi

34. Saziņu par komerciāliem paziņojumiem par Pārziņa un/vai trešo pušu pakalpojumiem un citiem ar tiešu nolīgto pakalpojumu nodrošināšanu nesaistītiem paziņojumiem (piemēram, Klientu aptaujas) Pārzinis veic saskaņā ar ārējos normatīvajos aktos noteikto vai saskaņā ar Klienta piekrišanu.

35. Klients piekrišanu Pārziņa un/vai tā sadarbības partneru komerciālu paziņojumu saņemšanai var dot Pārziņa interneta mājas lapās, Pārziņa pakalpojumu pieteikšanas formās, Pārziņa pakalpojumu portālos/lietotnēs.

36. Klienta dotā piekrišana komerciālu paziņojumu saņemšanai ir spēkā līdz tās atsaukumam (arī pēc pakalpojumu līguma izbeigšanās). Klients jebkurā laikā var atteikties no turpmākas komerciālo paziņojumu saņemšanas kādā no šādiem veidiem:

• nosūtot e-pastu uz adresi : ergo@ergo.edu.lv,
• zvanot Pārzinim;

• klātienē;

• izmantojot komerciālajā paziņojumā paredzēto automatizēto iespēju atteikties no turpmāku paziņojumu saņemšanas, noklikšķinot uz atteikšanās norādes attiecīgā komerciālā paziņojuma (e-pasta) beigās.

37. Pārzinis pārtrauc komerciālo paziņojumu sūtīšanu, tiklīdz tiek apstrādāts Klienta pieprasījums.

38. Izsakot savu viedokli aptaujās un atstājot savu kontaktinformāciju (e-pasta adresi, tālruņa numuru), Klients piekrīt, ka Pārzinis var ar viņu sazināties, izmantojot sniegto kontaktinformāciju sakarā ar Klienta sniegto novērtējumu.

Mājaslapu apmeklējumi un sīkdatņu apstrāde

39. Pārziņa mājas lapās var tikt ievietotas saites uz trešo personu interneta mājas lapām, kurām ir savi lietošanas un personas datu aizsardzības noteikumi, par ko Pārzinis atbildību neuzņemas.

40. Pārziņa mājas lapās var tikt izmantotas sīkdatnes – nelieli teksta dokumenti ar unikālu identifikācijas numuru, kas tiek nosūtīti no mājas lapas uz Klienta datora cieto disku, lai Pārziņa mājas lapas administrators varētu identificēt Klientu un redzēt viņa darbību mājas lapā.

41. Klienta interneta pārlūku ikreiz, kad tas apmeklē Pārziņa mājas lapu, identificē unikāls numurs. Sīkdatnes neļauj mājas lapās fiksēt nekādu Klienta personisko informāciju (piemēram, Klienta vārdu un adresi), kuru Klients, iespējams, nav klasificējis kā konfidenciālu. No sīkdatnēm Klients var atteikties un tās izslēgt, tomēr šādā gadījumā dažas no mājas lapas funkcijām var nedarboties.

42. Izmantojot sīkdatnes, tiek saglabāta informācija par Pārziņa mājas lapas apmeklējumu, piemēram, par izvēlēto valodu un citiem iestatījumiem un funkcionalitātēm, lai nākamais mājas lapas apmeklējums būtu vienkāršāks un mājas lapa – noderīgāka. Pārziņa sīkdatnes palīdz:

• nodrošināt Pārziņa mājas lapas pienācīgu darbību;

• uzlabot Pārziņa mājas lapas ātrumu/drošību;

• sniegt Klientam iespēju dalīties ar Pārziņa mājas lapām sociālajos tīklos, piemēram, “Facebook”, “Instagram” vai “LinkedIn”;

• pastāvīgi uzlabot Pārziņa mājas lapu;

• veidot efektīvāku mārketingu, neapgrūtinot Klientu ar tam neaktuāliem komerciālajiem piedāvājumiem.

43. Pārzinis izmanto šādas sīkdatnes:

• svarīgās sīkdatnes, kas tiek izmantotas, lai Klientam būtu iespējams pilnvērtīgi izmantot mājas lapas funkcijas, piemēram, saglabāt veidlapās ievadīto informāciju, ja Klients tīmekļa pārlūkošanas laikā pāriet no vienas lapas uz citu. Bez obligātajām sīkdatnēm Pārzinim nav iespējams sniegt atsevišķus pakalpojumus mājas lapā. Šīs sīkdatnes neuzkrāj nekādu informāciju mārketinga vajadzībām un nesaglabā atmiņā datus par interneta mājas lapu apmeklējumu;

• analītiskās sīkdatnes, kas apkopo informāciju par Pārziņa mājas lapas izmantošanu un palīdz uzlabot tās darbību. Analītiskās sīkdatnes parāda, cik mājas lapas Klients ir apmeklējis, cik daudz laika pavadīts konkrētā mājas lapā, kuras mājas lapas apmeklētas visbiežāk. Analītiskās sīkdatnes palīdz reģistrēt mājas lapas kļūmes. Analītiskās sīkdatnes neuzkrāj Klientu personīgo informāciju, visa uzkrātā informācija tiek apkopota un ir anonīma;

• reklāmas sīkdatnes, kas tiek izmantotas, lai Klientam tiktu sniegti viņa interesēm visatbilstošākie komerciālie piedāvājumi, kā arī lai to skaits tiktu ierobežots. Šis sīkdatnes izmanto, lai iegūtu informāciju par to, ko Klients ir aplūkojis vai iegādājies apmeklētajā mājas lapā, kā arī, lai noteiktu reklāmas kampaņu efektivitāti.

Citi noteikumi

44. Pārzinim ir tiesības veikt papildinājumus Politikā, padarot pieejamu Klientam tās aktuālo versiju Pārziņa mājaslapā.